Julkaistu 22.9.2021 Uusimaa lehdessä
Kaupungin hankkimista linja-autojen tilausajoista on viimeisen kolmen viikon aikana eri medioissa liikkunut monenlaista tietoa. Useat ihmiset mm. entiset ja eräät nykyiset poliitikot ovat kommentoineet asiaa ja kaupunginhallituksen toimintaa asiaan liittyen. Olen oppinut vuosien myötä eri tehtävissä toimiessani, että ensin tärkeintä on analysoida tapahtumat ja korjata toimintaprosessi kuntoon siten, ettei jatkossa tapahdu vastaavaa. Tässä kirjoituksessa tarkoituksenani on tuoda esille asiaan liittyvät taustatiedot ja kuinka tapahtumat ovat todellisuudessa edenneet, jotta mahdollista väärinkäsityksiltä vältytään.
Rahoitusjohtajan 7.4.2021 tekemällä päätöksellä kaupunki päätti liittyä Sarastia Oy:n tilausajopalveluiden kilpailutukseen ja sen perusteella solmittavaan sopimukseen. Kaupunginhallitus päätti 19.4.2021, että se ei käytä otto-oikeutta kyseiseen päätökseen. Kyseessä on aivan normaali toimintatapa. Kaupungilla on yhteensä noin 50 keskitettyä sopimusta Sarastia Oy:n ja Hansel Oy:n kautta. Malli, jossa kyseiset julkisesti omistetut yhtiöt kilpailuttavat usean kunnan hankinnan kerralla, on kustannustehokas sekä varmistaa osaltaan laadukkaat palvelut ja hyvin laaditut sopimukset. Kaupungin tavoitteena on ollut kaupungin hankintojen tehostaminen ja uusien hankintakanavien kehittäminen.
Sarastia Oy kilpailutti linja-autoyhtiöt yo. yhteistyösopimuksen 19.5-16.6.2021 aikana. Porvoolaiset alan yritykset eivät jättäneet omia tarjouksiaan Sarastian järjestämässä kilpailutuksessa.
Porvoon kaupungin ja Sarastia Oy:n välinen tilausajoja koskeva puitesopimus tuli voimaan 1.8.2021.
Puitesopimuksen kohteena ovat olleet henkilöliikenneluvalla ajettavat tilausajot mahdollisine lisäpalveluineen. Tilausajoilla tarkoitetaan manner-Suomessa tapahtuvia yhdensuuntaisia, edestakaisia sekä ennalta sovittuja säännöllisempiä paikalliskuljetuksia, kuten koulujen uimahallikuljetukset. Sopimus ei sisällä erinäisiä päiväkoti-, koulu- ja asiointikuljetuksia. Tilaajat hankkivat tilausajot minikilpailutuksin. Kilpailutusprosessi suoritetaan kokonaisuudessaan pilvipalveluna toimivassa minikilpailutusportaalissa.
Porvoon kaupunginhallituksen jäsenet saivat elokuun lopussa/syyskuun alussa eri kanavien kautta tietoa, että porvoolaiset liikennöitsijät eivät olleet huomanneet laisinkaan tehtyä kilpailutusta. Asiasta kirjoittivat myös paikalliset lehdet. Liikennöitsijät kertoivat, että heitä oli luvattu etukäteen informoida, mikäli kilpailutus muuttuu aiemmista toimintatavoista. Näin ei ollut tapahtunut. Tässä oli tapahtunut virhe (inhimillinen erehdys).
Kaupunginhallitus keskusteli kokouksessaan asiasta syyskuun alussa. Kokouksessa tuli ilmi, että kyse on tässä tilanteessa kaupungin hallintosäännösten mukaan viranhaltijapäätöksestä, jonka on tehnyt kaupungin rahoitusjohtaja kaupungin hankintayksiköltä saamansa informaation pohjalta. Rahoitusjohtajan tulee myös tehdä mahdolliset muutokset päätökseen, ei kaupunginhallituksen. Tällöin kävi myös selväksi, että puitesopimuksen irtisanomisaika ilman sopimusakkoja on kuusi kuukautta.
Porvoon kaupunki aloitti välittömästi sopimuksen tultua voimaan keräämään kokemuksia uudesta tilausajojärjestelmästä mm. hinnoista, palvelun laadusta ja saatavuudesta sekä teknisestä toteutuksesta. Tarkoitus oli, että, kaupunki arvioi uuden tilausajojärjestelmän toimivuutta eri näkökulmista, kun palvelun käytöstä on saatu riittävästi kokemuksia. Koonti ja kokemukset uuden järjestelmän toimivuudesta sovittiin käsiteltävän kaupunginhallituksessa maanantaina 20.9. Tämän jälkeen tehdään jatkotoimenpiteet.
Kaupungin rahoitusjohtaja on saamansa informaation pohjalta päättänyt 20.9. irtisanoa sopimuksen, ja aloittaa tilausajopalvelujen uudelleen kilpailutuksen. Kaupungin tilausajot toimivat kuuden kuukauden irtisanomisaikana normaalisti puitejärjestelyn mukaisesti, eikä uudella kilpailutuksella odoteta olevan vaikutuksia kaupungin palvelujen laatuun tai toimivuuteen.
Kaupunginhallitus on syyskuun alussa tämän lisäksi edellyttänyt, että kaupungin hankintaprosesseja on päivitettävä siten, että jatkossa kaikista kaupungin keskitetyistä Hansel Oy:n ja Sarastia Oy:n kilpailutuksista tulee tietoa kaupungin verkkosivuille (tähän asti siellä on ollut vain omat kilpailutukset). Tämän lisäksi uusista kilpailutuksista lähtee jatkossa aina viesti myös nykyisille toimittajille, jotta uusi kilpailutus ei jää vahingossa huomioimatta.
Kaupunginhallitus on myös edellyttänyt, että sille tuodaan syksyn aikana raportti hankintalinjausten toteutumisesta, ja siinä analysoidaan mm. paikallisten yritysten osuutta hankintavolyymeista. Vuoden 2020 aikana alkanutta aiempaa tiiviimpää yhteistyötä Porvoon Yrittäjät ry:n kanssa kehitetään jatkossakin. Säännöllisillä yhteisillä tapaamisilla varmistetaan osaltaan, että porvoolaiset ja muut lähialueiden yrittäjät ovat koko ajan tietoisia kaikista kilpailutuksista sekä kykenevät antamaan palautetta kaupungin elinkeinopolitiikan kehittämiseen.
Tämän lisäksi voin henkilökohtaisesti todeta, että kaikissa keskusteluissa, joita on käyty kaupunginhallituksessa niin eri poliittisten ryhmien kuin henkilöidenkin kesken, on vahva yhteisymmärrys siitä, että paikallisten yritysten palveluja ja toimintoja tulee jatkossakin käyttää hyödyksi mahdollisimman paljon kaupungin eri hankinnoissa.
